Satsningen på e-arkiv är ett led i en process som pågått sedan 1970-talet då Borås Stad införde mikrofilmning av sina arkiverade dokument. I takt med att utrustningen blev uttjänt, påbörjades en utvärdering av nya lösningar som bygger på den senaste tekniken. Under 2008 togs första steget med ett omfattande modelleringsarbete som begrepps-, informations- och arkivmodell. Detta resulterade senare i en upphandling av en e-arkivlösning.

Valet föll på Ida Infront, ett dotterbolag till Addnode, med stort kunnande och erfarenhet av den här typen av projekt. Ida Infront ligger bland annat bakom den framgångsrika e-arkivlösningen för Stockholms Stad. Systemet bygger på företagets egen produkt iipax archive och är utvecklat för stora, väl strukturerade och återsökbara arkiv.

-Vi hade stor nytta av att ta del av andra e-arkivprojekt som Ida Infront genomfört med tillsammans med sina kunder, berättar Bertil Jonsson, projektchef på Borås Stad. Bland annat lärde vi oss mycket av Stockholms Stad och deras erfarenheter av en liknande satsning. Därefter startade vi den viktiga förankringsprocessen och framtagning av kravspecifikation. I och med detta hade vi ett bra underlag för en offentlig upphandling som vi är mycket nöjda med att Ida Infront vann. Stadsbyggnadskontoret är först ut med att införa e-arkiv, men lösningen kan med tiden skalas upp till andra förvaltningar inom Borås Stad.

– För oss på Ida Infront är det här ytterligare ett bevis på att e-arkiv blir allt mer intressant för landets kommuner, organisationer, företag och myndigheter, menar Ida Infronts VD Stefan Jonegård. Det ska bli oerhört intressant att följa projektet inom Borås Stad, en modern kommun med fokus på medborgarservice. Och vi är naturligtvis mycket stolta att valet föll på oss.

Borås Stads e-arkivlösning, en affär som beräknas vara värd cirka 1 miljon kronor, förväntas tas i bruk under våren 2011.

Produktfamiljen iipax innehåller funktioner för säker informationsöverföring, kvalificerade e-tjänster, dokument-och ärendehantering samt elektronisk långtidsarkivering. Produkten finns hos en lång rad myndigheter men även bland privata företag. iipax är en standardprodukt som utvecklas och underhålls av Ida Infront.